Mognadstest
Besvara följande fem frågor med Ja eller Nej beroende på om beskrivningen stämmer överens med praxis inom din verksamhet. Frågorna handlar om hur ni arkiverar e-mail inom verksamheten. I USA har företag förlorat rättstvister både för att de sparat för mycket och för att de sparat för litet.
-
Enskilda medarbetare avgör själva vad som skall ske med e-breven, skall de kastas eller vill han eller hon spara dem i sin privata mapp.
-
Medarbetarna har pratat om vad man skall göra med e-brev. Var och en lagrar dock fortfarande sina e-brev som han eller hon vill inom de överenskomna ramarna
-
Det finns en av ledningen formulerad policy om hur e-brev skall hanteras, men ingen kontroll sker av att anvisningarna följs.
-
Det finns klara regler för vilka e-brev som skall sparas, och för hur och var arkiveringen skall ske. Arkiveringen sker centralt. E-breven klassificeras med avseende på ämnesområde och vem som skall ha tillgång till dem. Reglernas efterlevnad kontrolleras och följs upp.
-
Förutom vad som sägs under punkt 4 gäller också att e-breven arkiveras i en databas där det är lätt att i efterhand hitta enskilda mail med hjälp av avancerad sökning på ämne, avsändare, mottagare, projekttillhörighet, enskilda sökord etc. Sökmotorerna och klassificeringssystemet utvecklas fortlöpande.
Ditt första Ja-svar avgör mognadsnivån.
Tag inte testet för allvarligt, men det ger ändå en fingervisning om kvaliteten och mognaden i e-posthanteringen inom din verksamhet. Läs mer om mognadstrappan här.
